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2012会计电算化的经验总结

来源:本站原创 更新:2012/6/5 会计论坛
一、帐务处理

(一)权限控制

财务主管应对每个会计员的操作进行控制。进入系统管理中的权限管理,根据工作的需要对每位操作员进行权限控制。对于制单人员,给予查询权、录入修改权、打印权,对出纳员应给予帐务查询权、银行及对帐权和出纳权(审核权),以便出纳模块和日常帐务模块相互核对和日常收付凭证进行出纳,如果需要对某人进行部分科目权限控制,首先在权限设置对话框中选择“科目权限”,选择部分科目,然后在权限管理对话框中选择“科目权限表”,设置该人所对应的科目代码和名称。为了使科目设置更具有科学性,应将科目设置权给予主管人员,以防其他人员增减科目名称;为了保证数据安全可靠,不被外人盗窃,应将数据备份权和恢复权赋予特定人员。对于审核员,应给予审核权,若要对某人某些科目金额上限审核权控制,首先给予其审核权,然后进入“权限管理一审核授权控制”,录入相应条件,比如金额在5000元以下的付款,该审核员具有审核权,超过5000元,该审核员无此审核权。若要查询某人的工作情况,可以从操作日志中查询。

(二)初始设置

凭证类型采用分三类(收、付、转),有利于凭证分类、查询,也有利于现金流量表的编制。若要对各部门收入、成本费用考核,部门核算方式应选“核算到部门”;在科目设置中,为了使科目设置更加简练,便于记忆,比如全球通月租费,将科目代码51010101设为部门核算,就可以知道各部门全球通月租费收入,不需要将各部门月租费收入再往下设明细科目(如:通信业务收入一全球通收入一月租费一XX部门)。部门设置采用代码分级制,比如采用三位制,第一位表示部门性质www.lindalemus.com,后两位表示各部门,若第一位上的“1”表示管理部门,后两位“01,,表示综合部,”02“表示财务部,则综合部的代码为”101,“财务部的代码为”102“,若第一位上的”2“表示生产部门,后两位数”01“表示交换中心,”02“表示基站维护中心,则交换中心的代码为”201,“基站维护中心的代码为”202“。这样分类便于记忆各部门代码。

(三)基础设置

在日常帐务处理中首先要对凭证处理进行基础设置,凭证录入方式选项的默认日期为“当天”,这样保证制单日期与业务实际发生日期相符:选择“金额借贷自动平衡”,有了借方数,不需要再计算贷方数,简化计算;凭证存入提示,应将“附件未录入提示”选上,有利于提醒未录入的附件,与会计基础工作相符。凭证处理方式选项中,应选上“只能由制单人本人修改”有利于加强制单人的责任制;选择“能删除中间凭证”方便凭证处理;选择“在凭证存入前检查凭证的合法性”,有利于降低凭证录入错误率。

(四)快速处理

往来个人代码设置采用5位制,前3位表示部门,后2位表示人名,比如:综合部王刚,其代码为“10101”,前3位“101”表示综合部,与部门设置相符,后2位“01”表示“王刚”。这样设置便于记忆,在日常往来帐录入中,直接录入其代码即可。

不常用的科目和多级科目助记化,对于那些不常用的科目,比如“坏帐准备”,在设置科目或修改科目时,在助记码中填写“wzjb”,又如“长期借款一应付利息”,在助记码中填入“cqjk-lx”。对于多级科目,比如“通信业务收入一全球通一数据业务收入一手机上网”,在助记码中填入“5-wap”,“5”表示“收入类”,“wap”表示“手机上网”。对于一些常用摘要,可以采用助记码,比如“差旅费”设为“clf”。摘要助记码程序设计需要进一步放进,比如“付王刚差旅费”,在凭证录入的摘要栏中,只要录入含有“clf”字段,就能显示出“差旅费”字:段,即录入“付王刚clf”。

对每月按一定比例或一个数值结转的凭证可设置自动转帐凭证,比如每月结转营业税金,在“日常帐务一凭证设置一设置自动转帐凭证”中选择“定义结转公式”www.lindalemus.com,在对话框中,录入分录号、凭证类型、分录名称,金额来源公式中不需要录入“=”,可以录入运算符号,为了使借贷必相等,在其中一行录入“phs()”函数。

借:主营业务税金及附加(公式:die(5101)*0.03)

贷:应交税金—应交营业税(公式:Phs())

设置完毕,可以在“凭证处理—生成自转帐凭证”运行。

年终科目结转,方法一:以财务主管身份进行帐务处理系统,然后进入“系统管理—其他控制—年结科目清零设置”。将损益类科目结转到本年利润。方法二:在“日常帐务—凭证设置—设置自动转帐凭证”中选择“直接选择结转科目”,录入分录号、分录名称、凭证类型、凭证摘要等,“凭证借方”需要根据结转性质,比如将通信业务收入转入本年利润,“凭证借方”选“转出方”,“结转内容”选“贷方期末余额”,若将成本费用转入本年利润,“凭证借方”选“转入方”,“结转内容”选“借方期末余额”, ,最后存入。


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