兰卫法发〔2013〕287号
各县、区卫生局，兰州新区卫生局，市卫生局卫生监督所：
现将《兰州市卫生监督协管档案管理基本要求》印发给你们，请认真贯彻执行。
兰州市卫生局
2013年6月20日
兰州市卫生监督协管档案管理基本要求
卫生监督协管档案管理是卫生监督协管服务工作的重要内容，为加强和规范卫生监督协管档案管理，做好相关档案资料的立卷归档和利用服务工作，进一步促进卫生监督协管档案管理科学化、规范化、标准化建设，结合我市实际，特制定兰州市卫生监督协管档案管理基本要求。
一、归档范围
卫生监督协管档案资料是卫生监督协管服务工作真实具体的原始性记录，凡在卫生监督协管服务工作中形成的具有保存价值的文件材料及相关的图表、声像、电子文件等各种载体均需归档。
二、档案管理职责
卫生监督协管员负责本站卫生监督协管档案资料的收集、整理、立卷、保管、移交工作。按照档案管理基本要求进行分类归档，集中统一管理，确保各项档案资料都能及时、完整、准确、系统地归档保存。
三、档案分类及内容
（一)档案分类：卫生监督协管档案资料应按上级文件、计划总结、会议记录、投诉举报、转交案件、宣传培训、年度报表、被监督单位本底资料、管理相对人监督档案等项目进行分类归档。
（二)档案内容：
1.上级文件：上级卫生行政部门和卫生监督机构下发的文件。
2.计划总结：卫生监督协管站年度工作计划、总结、情况汇报、检查安排、其他专项工作小结及图片资料等。
3.会议记录：卫生监督协管站召开或参加的各类工作会议记录。
4.投诉举报：群众投诉举报的受理和查处结果记录。
5.转交案件：卫生监督协管站向县区卫生监督机构转交案件的信息登记以及处理结果。
6.宣传培训：卫生监督协管站开展卫生法律法规宣传活动的计划、总结、宣传资料，工作记录及图片影像资料；参加市、县区卫生监督机构组织的培训活动课件、学习笔记，卫生监督协管站对卫生监督协管员及信息员开展协管业务培训活动的计划、通知、课件、签到册、试卷及图片资料等。
7.年度报表：每年给上级卫生监督机构报送的卫生监督协管工作信息汇总表及基层简报。
8.被监督单位本底资料：卫生监督协管辖区单位名册明细。
9.管理相对人监督档案：按照职业卫生、公共场所卫生、学校卫生、饮用水卫生、放射卫生和医疗机构六种类别进行划分，并做到一户一档。每户管理相对人监督档案中应包含：被监督单位基本信息、经常性卫生监督协管巡查情况,举报投诉及案件查处情况,从业人员卫生知识培训与健康检查情况等（见附件3)。
四、档案管理基本要求
（一)立卷归档要求
卫生监督协管档案管理应遵循文件资料的形成规律和特点，区别不同价值，以有利于保持有机联系、有利于保管、便于利用为原则，进行整理、立卷、归档。
1.档案要求以卫生监督协管站为单位使用统一的档案盒（袋)和档案封面。
2.档案盒封面统一贴印横标签，标签使用黑体字电脑打印，档案侧面有同样字体的竖标签（见附件1)。
3.档案案卷由“卷盒（袋)—卷内目录—档案材料—封底”组成。
4.归档的文字材料一律用A4 纸制作。可用蓝黑或黑色签字笔书写，也可打印。要求字迹工整清晰、页面整洁、不得涂改、勾划，对破损的文字材料应托裱、复制或做其他技术处理。
5.归档的影像视听资料要附上必要的文字说明。
6.管理相对人监督档案应按照兰州市卫生监督协管被监督单位档案目录（见附件3)的内容要求收集相关资料，进行分类整理、统一制作封面及编写卷内目录（见附件2、3)后归档保存，并建立相应的电子文件目录（按Excel格式填写)。
7.各类卫生监督协管服务工作记录，自记录形成之日起五个工作日内归档保存，年度工作资料应按规定在年度工作结束后形成卷宗。
8.随文件材料产生的电子档案，按照纸制文件及其电子版本同步整理的规范要求，及时整理、立卷。
（二)档案保管
1.所有档案必须专柜存放，入框上架，科学排列，便于查找。
2.认真做好文件档案防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温、防阳光直射的“八防”工作，要定期检查、核对档案资料，发现问题及时报告、处理，确保文件档案资料的完整与安全。
3.卫生监督协管员应加强档案保密管理，遵守保密原则及制度，严禁将档案内容向无关人员扩散。非因工作需要，他人不得查阅及借阅卫生监督协管档案。
